Thủ Thuật về Hướng dẫn tàng trữ tài liệu Chi Tiết
Pro đang tìm kiếm từ khóa Hướng dẫn tàng trữ tài liệu được Cập Nhật vào lúc : 2022-12-23 13:02:10 . Với phương châm chia sẻ Mẹo Hướng dẫn trong nội dung bài viết một cách Chi Tiết Mới Nhất. Nếu sau khi tìm hiểu thêm Post vẫn ko hiểu thì hoàn toàn có thể lại Comments ở cuối bài để Tác giả lý giải và hướng dẫn lại nha.
Để công tác thao tác lập hồ sơ việc làm tại những cty, tổ chức triển khai ở tỉnh và UBND những huyện, thành phố sớm đi vào nề nếp nhằm mục đích nâng cao hiệu suất cao công tác thao tác, tạo Đk cho việc tàng trữ, tra cứu thông tin, tài liệu được thuận tiện, thuận tiện và đơn thuần và giản dị, nhanh gọn, từng bước phát huy giá trị của tài liệu tàng trữ trong cơ quan, tổ chức triển khai. Sở Nội vụ phát hành hướng dẫn rõ ràng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan như sau:
I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG
1. Giải thích từ ngữ
Trong hướng dẫn này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
– Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một yếu tố, một yếu tố, một đối tượng người dùng rõ ràng hoặc có điểm lưu ý chung, hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý và xử lý việc làm thuộc phạm vi hiệu suất cao, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức triển khai, thành viên.
– Hồ sơ việc làm là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một yếu tố, một yếu tố, một đối tượng người dùng rõ ràng được hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý và xử lý việc làm thuộc phạm vi hiệu suất cao, trách nhiệm của cơ quan Tính từ lúc lúc yếu tố khởi đầu đến khi kết thúc.
– Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp những văn bản quy phạm pháp lý, văn bản hướng dẫn về những mặt công tác thao tác trách nhiệm nhất định dùng làm vị trí căn cứ pháp lý, tra cứu khi xử lý và xử lý việc làm của cơ quan, tổ chức triển khai, thành viên.
– Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý và xử lý việc làm thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
– Đơn vị dữ gìn và bảo vệ là cty thống kê trong trách nhiệm tàng trữ, đồng thời dùng để quản trị và vận hành, tra tìm tài liệu. Độ dày của mỗi cty dữ gìn và bảo vệ không thật 3cm. Nếu một hồ sơ có ít văn bản, tài liệu thì lập một cty dữ gìn và bảo vệ. Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu thì được phân thành nhiều tập và mỗi tập trong hồ sơ đó là một cty dữ gìn và bảo vệ.
– Danh mục hồ sơ là bảng kê khối mạng lưới hệ thống những hồ sơ dự kiến hình thành trong quy trình hoạt động và sinh hoạt giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai trong một năm kèm theo ký hiệu, cty (hoặc người) lập và thời hạn dữ gìn và bảo vệ của mỗi hồ sơ.
– Văn thư cơ quan là tổ chức triển khai hoặc bộ phận thực thi những trách nhiệm công tác thao tác văn thư của cơ quan, tổ chức triển khai theo quy định của pháp lý.
– Văn thư cty là thành viên trong cty của cơ quan, tổ chức triển khai, được người đứng đầu cty giao thực thi một số trong những trách nhiệm của công tác thao tác văn thư như: tiếp nhận, Đk, trình, chuyển giao văn bản, quản trị và vận hành hồ sơ, tài liệu của cty trước lúc giao nộp vào tàng trữ cơ quan.
– Lưu trữ cơ quan là thực thi hoạt động và sinh hoạt giải trí tàng trữ riêng với tài liệu tàng trữ của cơ quan, tổ chức triển khai.
– Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực thi hoạt động và sinh hoạt giải trí tàng trữ riêng với tài liệu tàng trữ có mức giá trị dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ những nguồn khác.
2. Hồ sơ, tài liệu tàng trữ thuộc phạm vi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm có:hồ sơ, tài liệu quản trị và vận hành hành chính, khoa học công nghệ tiên tiến và phát triển, tài liệu trình độ trên nền giấy, những tài liệu phim, ảnh, băng đĩa, tài liệu điện tử được hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý và xử lý việc làm thuộc hiệu suất cao, trách nhiệm của những cty, cty và địa phương đã kết thúc ở quy trình văn thư, được lập hồ sơ và triệu tập dữ gìn và bảo vệ tại tàng trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức triển khai.
II. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
1. Lập Danh mục hồ sơ
a) Tác dụng của Danh mục hồ sơ
– Quản lý những hoạt động và sinh hoạt giải trí sinh hoạt của cơ quan, tổ chức triển khai và thành viên thông qua khối mạng lưới hệ thống hồ sơ.
– Giúp cho cơ quan, tổ chức triển khai dữ thế chủ động trong việc tổ chức triển khai lập hồ sơ và quản trị và vận hành hồ sơ, tài liệu trong quy trình văn thư được ngặt nghèo và khoa học.
– Là vị trí căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại những cty, thành viên; góp thêm phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi thành viên trong cơ quan, tổ chức triển khai riêng với việc lập hồ sơ và sẵn sàng sẵn sàng nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào tàng trữ cơ quan.
– Là vị trí căn cứ để lựa chọn tài liệu có mức giá trị để tàng trữ và phục vụ sử dụng.
b) Căn cứ lập Danh mục hồ sơ
Các vị trí căn cứ hầu hết để lập Danh mục hồ sơ gồm có:
- Các văn bản quy định về hiệu suất cao, trách nhiệm, quyền hạn, cơ cấu tổ chức triển khai tổ chức triển khai của cơ quan, tổ chức triển khai và những cty, cty trong cơ quan, tổ chức triển khai;
- Các văn bản về phân công trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo và cán bộ, nhân viên cấp dưới và nhân viên cấp dưới cơ quan nói chung;
- Quy chế thao tác của cơ quan, tổ chức triển khai;
- Quy chế công tác thao tác văn thư, tàng trữ của cơ quan, tổ chức triển khai;
- Kế hoạch, trách nhiệm công tác thao tác thường niên của cơ quan, tổ chức triển khai, của những cty và của mỗi thành viên;
- Danh mục hồ sơ của trong năm trước đó;
- Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu và mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức triển khai (nếu có).
c) Nội dung lập Danh mục hồ sơ
– Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ
+ Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức triển khai tổ chức triển khai hoặc theo nghành hoạt động và sinh hoạt giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai. Căn cứ tình hình thực tiễn của mỗi cơ quan, tổ chức triển khai để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho thích hợp, bảo vệ việc lập hồ sơ được khá đầy đủ, đúng chuẩn và thuận tiện. Những cơ quan, tổ chức triển khai có cơ cấu tổ chức triển khai tổ chức triển khai ổn định, hiệu suất cao, trách nhiệm của những cty được phân định rõ ràng thì vận dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức triển khai tổ chức triển khai. Những cơ quan, tổ chức triển khai có cơ cấu tổ chức triển khai tổ chức triển khai phức tạp, tạm bợ, không rõ ràng thì xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo nghành hoạt động và sinh hoạt giải trí.
+ Nếu theo cơ cấu tổ chức triển khai tổ chức triển khai thì lấy tên những cty trong cơ quan, tổ chức triển khai; theo nghành hoạt động và sinh hoạt giải trí thì lấy tên những nghành hoạt động và sinh hoạt giải trí hầu hết của cơ quan, tổ chức triển khai làm đề mục lớn (những phần) của Danh mục hồ sơ.
+ Trong từng đề mục lớn gồm có những đề mục nhỏ là những yếu tố thuộc hiệu suất cao trách nhiệm của cty – riêng với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức triển khai tổ chức triển khai; hoặc là những yếu tố trong phạm vi một nghành hoạt động và sinh hoạt giải trí – riêng với khung đề mục theo nghành hoạt động và sinh hoạt giải trí.
+ Trong mỗi đề mục nhỏ, những hồ sơ được sắp xếp từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến rõ ràng, có kết phù thích hợp với vị trí và vai trò của hồ sơ.
Ví dụ: Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức triển khai tổ chức triển khai của cơ quan Sở Nội vụ gồm có những đề mục lớn sau:
Số vàký hiệu HS
Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ
Thời hạn dữ gìn và bảo vệ
Đơn vị/ người lập hồ sơ
Ghi chú
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
I. VĂN PHÒNG SỞ
II. THANH TRA SỞ
III. PHÒNG CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH
IV. PHÒNG XÂY DỰNG CHÍNH QUYỀN
V. PHÒNG TỔ CHỨC BIÊN CHẾ
VI. PHÒNG CÔNG CHỨC VIÊN CHỨC
VII. PHÒNG CÔNG TÁC THANH NIÊN
Trong từng đề mục lớn gồm có những đề mục nhỏ là những yếu tố thuộc hiệu suất cao trách nhiệm của cty:
Số và ký hiệu HS
Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ
Thời hạn dữ gìn và bảo vệ
Đơn vị/ người lập hồ sơ
Ghi chú
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
I. VĂN PHÒNG SỞ
1. Vấn đề chung
2. Công tác cải cách hành chính
3. Công tác quản trị, hành chính
4. Công tác tổ chức triển khai cán bộ
5. Công tác tài chính nội bộ
6. Công tác thi đua – khen thưởng và kỷ luật
7. Công tác pháp chế
Trong mỗi đề mục nhỏ gồm có những hồ sơ dự kiến sẽ tiến hành lập trong năm của cty. Để dự kiến những hồ sơ sẽ lập, những cán bộ, nhân viên cấp dưới của cty vị trí căn cứ theo phân công trách nhiệm của thành viên; hiệu suất cao, trách nhiệm, kế hoạch công tác thao tác của cty trong từng năm để lập hồ sơ sát với thực tiễn việc làm sẽ thực thi trong năm.
Mẫu Danh mục hồ sơ – Phụ lục I.
– Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và cty hoặc người lập
+ Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, cty hoặc thành viên phụ trách lập hồ sơ nhờ vào những vị trí căn cứ lập Danh mục hồ sơ; nhất là chương trình kế hoạch và trách nhiệm công tác thao tác năm của cơ quan, tổ chức triển khai và của những cty, trách nhiệm và việc làm rõ ràng của từng thành viên trong cty.
+ Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của những văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý và xử lý việc làm. (Tiêu đề hồ sơ là tên thường gọi của hồ sơ được ghi tóm tắt, khái quát về nội dung và những điểm lưu ý quan trọng khác của tài liệu trong một hồ sơ. Tiêu đề hồ sơ gồm có những yếu tố như tên loại văn bản hoặc loại hồ sơ tác giả văn bản, nội dung (yếu tố) được đề cập đến và khi thiết yếu hoàn toàn có thể ghi thêm những yếu tố khác ví như tên cơ quan thanh toán giao dịch thanh toán, tên khu vực địa lý có liên quan đến nội dung văn bản, tên loại văn bản hoặc loại hồ sơ (tập tài liệu, hồ sơ, tập văn bản thanh toán giao dịch thanh toán) được nêu ở đầu tiêu đề).
Thuật ngữ Hồ sơ được sử dụng trong tiêu đề của những hồ sơ phản ánh một yếu tố, một sự kiện rõ ràng có trình tự xử lý và xử lý liên tục và những hồ sơ thành viên, hồ sơ vụ án.
Ví dụ: Hồ sơ Hội nghị cán bộ, công chức, viên chức và lao động của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Quảng Bình thời gian năm 2012.
Thuật ngữ Tập tài liệu được sử dụng trong tiêu đề của những hồ sơ tập hợp nhiều chủng loại văn bản cùng thuộc một yếu tố nhưng không còn trình tự xử lý và xử lý liên tục.
Ví dụ: Tập tài liệu hướng dẫn của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình về công tác thao tác văn thư, tàng trữ thời gian năm 2012.
Mẫu một số trong những loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu vượt trội – Phụ lục II
– Dự kiến thời hạn dữ gìn và bảo vệ của hồ sơ
Nội dung, tính chất của yếu tố, yếu tố được phản ánh trong hồ sơ. Nhìn chung, những hồ sơ về những việc làm thuộc hiệu suất cao, trách nhiệm công tác thao tác trọng tâm hay đặc biệt quan trọng của cơ quan
Thời hạn dữ gìn và bảo vệ của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu hình thành phổ cập trong hoạt động và sinh hoạt giải trí của những cty, tổ chức triển khai; Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu của cơ quan, tổ chức triển khai (nếu có).
– Đánh số, ký hiệu những đề mục và hồ sơ
+ Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã.
+ Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập.
+ Số, ký hiệu của hồ sơ gồm có số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập và ký hiệu (bằng những chữ viết tắt) của đề mục lớn. Chữ viết tắt của những đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức triển khai quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ.
Việc đánh số hồ sơ hoàn toàn có thể vận dụng một trong hai cách sau:
Cách thứ nhất: Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt nguồn từ số 01.
Cách thứ hai: Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt nguồn từ số 01.
d) Tổ chức lập Danh mục hồ sơ
– Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau:
+ Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức triển khai; lấy ý kiến góp phần của những cty, thành viên liên quan; hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai ký phát hành.
+ Cách thứ hai: Các cty dự kiến Danh mục hồ sơ của cty mình theo phía dẫn trách nhiệm của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức triển khai, tương hỗ update, sửa đổi (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai ký phát hành.
– Danh mục hồ sơ do người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai duyệt, ký phát hành vào thời điểm đầu xuân mới.
– Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được phát hành gửi những cty, thành viên liên quan để thực thi lập hồ sơ theo Danh mục. Trong quy trình thực thi, nếu có hồ sơ dự kiến chưa theo sát với thực tiễn hoặc có việc làm xử lý và xử lý phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của cty hoặc thành viên nào thì cty hoặc thành viên đó cần kịp thời sửa đổi, tương hỗ update vào phần Danh mục hồ sơ của tớ để Văn thư tổng hợp, tương hỗ update vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức triển khai.
2. Lập hồ sơ
a) Tác dụng của việc lập hồ sơ
Giúp mỗi thành viên sắp xếp, quản trị và vận hành văn bản, tài liệu một cách khá đầy đủ, có khối mạng lưới hệ thống và khoa học. Từ đó tạo Đk thuận tiện cho xử lý và xử lý việc làm và nhanh gọn tra tìm khi thiết yếu.
Giúp thủ trưởng cơ quan, tổ chức triển khai quản trị và vận hành toàn bộ việc làm và tài liệu của cơ quan,tra tìm tài liệu nhanh gọn.
Tránh bỏ sót, thất lạc hồ sơ có mức giá trị cao và loại những tờ giấy hết giá trị, không thiết yếu. Chọn ra được những hồ sơ có mức giá trị để nộp vào tàng trữ cơ quan nhằm mục đích dữ gìn và bảo vệ, phục vụ sử dụng.
b) Các yêu cầu cơ bản khi lập hồ sơ
– Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng hiệu suất cao, trách nhiệm của cơ quan, cty; đúng việc làm mà thành viên chủ trì xử lý và xử lý.
– Văn bản, tài liệu trong mọi hồ sơ phải khá đầy đủ, hoàn hảo nhất, có mức giá trị pháp lý, có mối liên hệ ngặt nghèo với nhau và phản ánh đúng trình tự, diễn biến của yếu tố, yếu tố hoặc trình tự xử lý và xử lý việc làm.
c) Các loại hồ sơ
– Hồ sơ nguyên tắc
Hồ sơ nguyên tắc được lập trên cơ sở tập hợp những văn bản quy phạm pháp lý, những văn bản chỉ huy, hướng dẫn về những yếu tố trách nhiệm, những chính sách chủ trương được sao chụp lại. Các văn bản này được bộ phận công tác thao tác, những cán bộ, nhân viên cấp dưới trình độ tập hợp không riêng gì có của một năm mà thường là văn bản của nhiều năm.
Khác với hồ sơ việc làm, hồ sơ nguyên tắc không cần lập hoàn hảo nhất mà chỉ việc sắp xếp vào một trong những tờ bìa, ghi tiêu đề hồ sơ vắn tắt, lập một bản mục lục văn bản, thống kê văn bản theo thứ tự thời hạn phát hành của văn bản.
Hồ sơ nguyên tắc do những cty (những bộ phận) trình độ trong cơ quan lập ra và được giữ lại ở đó để tra cứu hằng ngày, không phải giao nộp vào tàng trữ cơ quan theo quy định như hồ sơ việc làm.
Hàng năm, khi có văn bản mới phải tương hỗ update thêm vào hồ sơ; nếu có văn bản nào hết hiệu lực hiện hành thi hành phải đưa ra và thay thế bằng văn bản mới có hiệu lực hiện hành.
Khi thuyên chuyển công tác thao tác, nghỉ việccán bộ, công chức giữ hồ sơ nguyên tắc cần chuyển giao lại cho những người dân làm thay việc làm của tớ, không tự ý mang đi hoặc tiêu hủy.
Ví dụ: Tập hồ sơ nguyên tắc về công tác thao tác văn thư, tàng trữ của Chi cục Văn thư – Lưu trữ, gồm:
+ Luật Lưu trữ;
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày thứ 8 tháng bốn năm 2004 của Chính phủ về công tác thao tác văn thư;
+ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày thứ 8 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, tương hỗ update một số trong những điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;
+ Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng bốn năm 2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế tài chính – kỹ thuật chỉnh lý tài liệu;
+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản hành chính.
+ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, tài liệu hình thành phổ cập trong hoạt động và sinh hoạt giải trí của những cty, tổ chức triển khai;
– Hồ sơ việc làm: Trong quy trình theo dõi, xử lý và xử lý việc làm của cơ quan, tổ chức triển khai, thành viên thường hình thành nhiều chủng loại hồ sơ sau:
+ Hồ sơ yếu tố: Là tập văn bản có liên quan với nhau về một yếu tố nhất định.
Ví dụ: Hồ sơ tổ chức triển khai lớp tu dưỡng kiến thức và kỹ năng nhà nước chương trình nhân viên cấp dưới khóa 31, thời gian năm 2012 của Sở Nội vụ gồm có những văn bản:
Công văn của Sở Nội vụ Quảng Bình về khảo sát nhu yếu tu dưỡng cán bộ công chức thời gian năm 2012;
Hợp đồng mở lớp tu dưỡng quản trị và vận hành nhà nước chương trình Chuyên viên giữa Sở Nội vụ Quảng Bình và Trường Chính trị tỉnh Quảng Bình;
Quyết định của Giám đốc Sở Nội vụ Quảng Bình về việc mở lớp tu dưỡng Quản lý Nhà nước chương trình nhân viên cấp dưới;
Công văn của Sở Nội vụ Quảng Bình về việc triệu tập học viên học lớp tu dưỡng quản trị và vận hành nhà nước chương trình nhân viên cấp dưới;
Quyết định của Sở Nội vụ Quảng Bình về việc xây dựng Ban Quản lý lớp;
Bảng điểm lớp tu dưỡng quản trị và vận hành nhà nước chương trình Chuyên viên;
Báo cáo kết quả lớp tu dưỡng quản trị và vận hành nhà nước chương trình Chuyên viên của trường chính trị tỉnh.
+ Hồ sơ yếu tố: Là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một yếu tố nhất định.
Ví dụ: Tài liệu của Ban Chỉ đạo phòng, chống tham nhũng tỉnh Quảng Bình về công tác thao tác phòng, chống tham nhũng thời gian năm 2012.
+ Hồ sơ nhân sự: Được lập ở cty phụ trách công tác thao tác tổ chức triển khai, cán bộ nhằm mục đích phục vụ cho việc quản trị và vận hành và sử dụng cán bộ của cơ quan, tổ chức triển khai, thường gồm những văn bản:
Lý lịch tự thuật;
Các Quyết định về tuyển dụng, nâng lương, chỉ định, điều động, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật;
Các bản kiểm điểm, nhận xét nhìn nhận cán bộ thường niên hoặc bản tự kiểm điểm trong những đợt sinh hoạt chính trị;
Các đơn kiến nghị, khiếu nại, tố cáo, những văn bản khảo sát, xác minh về những yếu tố liên quan đến cán bộ đó.
+ Hồ sơ văn bản lưu: Là tập lưu bản gốc văn bản đi của cơ quan, tổ chức triển khai được sắp xếp theo tên loại văn bản và thời hạn phát hành.
Ví dụ: Tập Quyết định của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Bình quý II, thời gian năm 2012 gồm những văn bản:
Quyết định số 117/QĐ-SNV ngày 29 tháng 5 thời gian năm 2012 của Sở Nội vụ về việc nâng lương trước thời hạn riêng với công chức lập thành tích xuất sắc;
Quyết định số 118/QĐ-SNV ngày 31 tháng 5 thời gian năm 2012 của Sở Nội vụ về việc nghỉ hưu để hưởng chính sách bảo hiểm xã hội;
Quyết định số 119/QĐ-SNV ngày 04 tháng 6 thời gian năm 2012 của Sở Nội vụ về việc tiếp nhận và sắp xếp công chức hành chính;
Quyết định số 120/QĐ-SNV ngày 11 tháng 6 thời gian năm 2012 của Sở Nội vụ về việc xét chuyển công chức cấp xã thành công xuất sắc chức cấp huyện;
Quyết định số 121/QĐ-SNV ngày 14 tháng 6 thời gian năm 2012 của Sở Nội vụ về việc nâng lương thường xuyên riêng với công chức;
Quyết định số 122/QĐ-SNV ngày 27 tháng 6 thời gian năm 2012 của Sở Nội vụ về thanh tra công tác thao tác nội vụ;
+ Các hồ sơ trình độ, kỹ thuật khác ví như: Hồ sơ khu công trình xây dựng, hồ sơ bệnh án, hồ sơ thiết kế thi công
d) Các bước lập hồ sơ
– Bước 1: Mở hồ sơ
+ Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn vương quốc TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ tàng trữ.
+ Mỗi thành viên khi xử lý và xử lý việc làm được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về việc làm đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chức triển khai chưa tồn tại Danh mục hồ sơ).
+ Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn dữ gìn và bảo vệ hoàn toàn có thể viết bằng bút chì, khi kết thúc và hoàn hảo nhất hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực.
+ Trong năm, nếu có những việc làm phát sinh thì cán bộ, công chức, viên chức cũng phải mở hồ sơ về những việc làm thuộc trách nhiệm của tớ.
– Bước 2: Thu thập, update văn bản, tài liệu vào hồ sơ
+ Sau khi mở hồ sơ, mỗi thành viên có trách nhiệm tích lũy, update toàn bộ văn bản, tài liệu hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý và xử lý việc làm vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.
+ Cần tích lũy kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của những đại biểu tại hội nghị, hội thảo chiến lược bảo vệ sự toàn vẹn, khá đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
+ Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ này vào hồ sơ khác hay những văn bản không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà mình theo dõi, xử lý và xử lý vào hồ sơ.
Ví dụ: Thu thập, update văn bản, tài liệu vào hồ sơ có tiêu đề Hồ sơ hội nghị tổng kết công tác thao tác năm của cơ quan cần tích lũy những văn bản sau:
Văn bản về kế hoạch tổ chức triển khai hội nghị;
Chương trình hội nghị;
Lời khai mạc;
Dự thảo báo cáo tổng kết;
Các báo cáo tham luận;
Bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên;
Nghị quyết hội nghị;
Biên bản hội nghị;
Các văn bản liên quan khác (nếu có).
– Bước 3: Kết thúc hồ sơ (hoàn thiện hồ sơ)
Khi việc làm xử lý và xử lý xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm:
+ Kiểm tra mức độ khá đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần tương hỗ update cho đủ.
+ Xem xét loại thoát khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về yếu tố quan trọng có ghi ý kiến chỉ huy của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của những cty hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy thiết yếu phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tìm hiểu thêm xét thấy tránh việc phải lưu giữ.
+ Sắp xếp những văn bản, tài liệu trong hồ sơ:
Việc sắp xếp văn bản, tài liệu trong mọi hồ sơ nhằm mục đích cố định và thắt chặt trật tự những văn bản, tài liệu; làm cho hồ sơ phản ánh yếu tố, yếu tố một cách rõ ràng; tương hỗ cho việc theo dõi, xử lý và xử lý việc làm hằng ngày cũng như việc tra cứu, sử dụng khi thiết yếu sau này được thuận tiện.
Phương pháp sắp xếp những văn bản, tài liệu trong hồ sơ:
Văn bản, tài liệu trong mọi loại hồ sơ được sắp xếp theo trình tự nhất định, bảo vệ phản ánh được diễn biến của yếu tố việc hay quy trình theo dõi, xử lý và xử lý việc làm trong thực tiễn. Có thể sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo những phương pháp sau:
Cách thứ nhất: Sắp xếp theo trình tự xử lý và xử lý việc làm (sắp xếp theo trình tự những văn bản hình thành trong quy trình xử lý và xử lý yếu tố, yếu tố. Văn bản nào hình thành trước thì để lên trên, văn bản nào hình thành sau thì xếp xuống dưới). Thường vận dụng cho những hồ sơ có quy trình xử lý và xử lý văn thư liên tục như hồ sơ vụ án, hồ sơ hội nghịcụ thể và hoàn hảo nhất;
Cách thứ hai: Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản là sắp xếp văn bản có số nhỏ trước, rồi đến số lớn. Cách này vận dụng riêng với hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả bởi văn bản do một cơ quan phát hành, đánh số thứ tự liên tục theo trình tự thời hạn như tập lưu văn bản đi của cơ quan (tập Quyết định, tập Chỉ thị);
Cách thứ ba: Sắp xếp theo theo vần ABC tên thường gọi tác giả, tên thường gọi khu vực. Cách này thường vận dụng riêng với những hồ sơ gồm có những văn bản của nhiều tác giả; của những tác giả cùng một cơ quan chủ quản hay những tác giả là những cơ quan cùng cấp nhưng thuộc nhiều địa phương rất khác nhau (tập đơn thư, tập bản khai thành viên, những tập báo cáo của nhiều cơ quan, địa phương cùng cấp).
Ví dụ: Tập báo cáo công tác thao tác văn thư, tàng trữ của UBND những huyện, thành phố thuộc tỉnh Quảng Bình thời gian năm 2012. (Thứ tự văn bản trong hồ sơ sẽ tiến hành sắp xếp theo tên tác giả phát hành văn bản tức là tên thường gọi UBND những huyện, thành phố sẽ tiến hành sắp xếp theo thứ tự sau: UBND huyện Bố Trạch, UBND thành phố Đồng Hới, UBND huyện Lệ Thủy, UBND huyện Minh Hóa, UBND huyện Quảng Ninh, UBND huyện Quảng Trạch, UBND huyện Tuyên Hóa).
Ngoài ra còn tồn tại những phương pháp sắp xếp khác theo mức độ quan trọng của loại văn bản (ví dụ: Quyết định, Chỉ thị, Thông báo…), theo mức độ quan trọng của tác giả văn bản (ví dụ: Chính Phủ, Bộ Nội vụ, UBND tỉnh).
Khi sắp xếp những văn bản, tài liệu trong hồ sơ, trường hợp trong hồ sơ có tài năng liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp và sắp xếp vào thời điểm cuối hồ sơ.
+ Nếu hồ sơ dày quá 3cm thì tách thành những cty dữ gìn và bảo vệ rất khác nhau (tránh việc tách dưới 01cm) để thuận tiện cho việc quản trị và vận hành và sử dụng. Mỗi cty dữ gìn và bảo vệ trong hồ sơ có điểm lưu ý chung, dù yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập, (ví dụ: Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp lý hoàn toàn có thể phân thành những cty dữ gìn và bảo vệ như: mỗi lần dự thảo, mỗi lần hội thảo chiến lược, mỗi lần trình…).
+ Xem xét lại thời hạn dữ gìn và bảo vệ của hồ sơ (so sánh với Danh mục hồ sơ và thực tiễn tài liệu trong hồ sơ).
+ Hoàn thiện, sửa đổi tiêu đề hồ sơ cho phù phù thích hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ (nếu cần).
Nếu hết năm mà việc làm chưa xử lý và xử lý xong, thì chưa thực thi việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ này được tương hỗ update vào Danh mục hồ sơ năm tiếp theo. Khi đó, trong cột ghi chú của Danh mục hồ sơ sẽ ghi hồ sơ chưa xử lý và xử lý xong và ghi chuyển tiếp vào Danh mục hồ sơ năm tiếp theo để tiếp tục theo dõi, xử lý và xử lý.
đ) Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu
– Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ những cty, thành viên vào Lưu trữ cơ quan được quy định trong thời hạn 01 năm, Tính từ lúc ngày việc làm kết thúc; riêng với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, Tính từ lúc ngày khu công trình xây dựng được quyết toán.
– Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác lập thời hạn dữ gìn và bảo vệ từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:
+ Các hồ sơ nguyên tắc được sử dụng làm vị trí căn cứ để theo dõi, xử lý và xử lý việc làm thuộc trách nhiệm của mỗi thành viên, được thành viên giữ và hoàn toàn có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực hiện hành thi hành.
+ Hồ sơ về những việc làm chưa xử lý và xử lý xong.
+ Hồ sơ phối hợp xử lý và xử lý việc làm (trường hợp trùng với hồ sơ của cty chủ trì).
+ Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tìm hiểu thêm.
– Thủ tục nộp lưu
Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (Phụ lục III) và hai bản Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu (phụ lục IV). Đơn vị, thành viên giao nộp tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản.
III.TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI VIỆC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO, NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
1. Trách nhiệm của người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai
Người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai có trách nhiệm chỉ huy, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm
a) Tổ chức thực thi việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; tài liệu vào tàng trữ tại cơ quan, tổ chức triển khai mình. Cụ thể:
– Chỉ đạo việc xây dựng và trình người đứng đầu phát hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức triển khai;
– Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
b) Tham mưu cho những người dân đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai trong việc chỉ huy, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào tàng trữ riêng với những cty, tổ chức triển khai cấp dưới.
3. Trách nhiệm của người đứng đầu cty của cơ quan, tổ chức triển khai
Người đứng đầu cty của cơ quan, tổ chức triển khai có trách nhiệm tổ chức triển khai thực thi việc lập hồ sơ, dữ gìn và bảo vệ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của cty vào Lưu trữ cơ quan. Cụ thể:
a) Phân công trách nhiệm cho những thành viên trong cty lập hồ sơ về những việc mà cty được giao chủ trì xử lý và xử lý.
b) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của thành viên sau khi việc làm xử lý và xử lý xong và
quản trị và vận hành hồ sơ của cty khi chưa tới hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
c) Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có mức giá trị vào Lưu trữ cơ quan theo như đúng thời hạn quy định.
4. Trách nhiệm của thành viên trong cơ quan, tổ chức triển khai
a) Trong quy trình theo dõi, xử lý và xử lý việc làm, mỗi thành viên phải lập hồ sơ về việc làm đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.
Ngoài việc lập hồ sơ việc làm, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm vị trí căn cứ xử lý và xử lý việc làm hằng ngày.
b) Trường hợp cty, thành viên có nhu yếu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã tới hạn nộp lưu để phục vụ việc làm thì phải được người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của cty, thành viên không thật hai năm, Tính từ lúc ngày đến hạn nộp lưu.
c) Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác thao tác khác thì phải chuyển giao hồ sơ, tài liệu cho cty hay người tiếp theo. Hồ sơ, tài liệu chuyển giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận.
5. Trách nhiệm của Văn thư cty
a) Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của những thành viên trong cty, xác lập những hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn hảo nhất hồ sơ để nộp lưu.
b) Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
c) Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan.
6. Trách nhiệm của Văn thư cơ quan
a) Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức triển khai.
b) Đầu năm, Văn thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho những cty, cán bộ, công chức, viên chức làm vị trí căn cứ lập hồ sơ. Trên cơ sở Danh mục hồ sơ, Văn thư sẵn sàng sẵn sàng bìa hồ sơ giao cho cty hoặc thành viên có trách nhiệm lập hồ sơ.
c) Phối phù thích hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn trách nhiệm, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan.
7. Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan
a) Giúp người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
b) Tiếp nhận, hoàn hảo nhất và sắp xếp hồ sơ, tài liệu
– Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã tới hạn nộp lưu từ những cty, thành viên và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ thì yêu cầu cty, thành viên tương hỗ update hoặc báo cáo người dân có thẩm quyền xử lý và xử lý.
– Hoàn chỉnh hồ sơ và lập Mục lục hồ sơ
Hoàn chỉnh hồ sơ gồm có: Viết bìa theo mẫu (sửa đổi những thông tin trên bìa hồ sơ nếu cần), đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồ sơ có thời hạn dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ.
+ Đánh số tờ văn bản: Sau khi văn bản đã được sắp xếp theo một thứ tự hợp lý cần ghi số thứ tự cho từng tờ văn bản trong hồ sơ (dùng bút chì đen hoặc máy dập số để đánh số thứ tự của tờ tài liệu, từ tờ thứ nhất tới tờ ở đầu cuối có trong hồ sơ hoặc cty dữ gìn và bảo vệ).Yêu cầu của việc đánh số tờ là cần ghi rõ ràng, đúng chuẩn, số tờ được đánh bằng chữ số Ả rập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu. Khi đánh số cho một hồ sơ xong, nếu để sót một số trong những tờ thì những tờ sót được đánh tương hỗ update và thực thi đánh số trùng với số của tờ trước đó và thêm vần âm La tinh theo thứ tự a, b, c ở sau (ví dụ: có 02 tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 10 thì những tờ này được đánh số trùng là 10a, 10b).
+ Biên mục văn bản trong hồ sơ: Ghi những nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bản được in sẵn trong bìa hồ sơ. Mục lục văn bản tương hỗ cho việc quản trị và vận hành văn bản trong hồ sơ được ngặt nghèo và tra tìm văn bản trong hồ sơ thuận tiện và đơn thuần và giản dị, thuận tiện.
+ Viết chứng từ kết thúc: Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản và điểm lưu ý của tài liệu (nếu có) trong hồ sơ hoặc cty dữ gìn và bảo vệ vào tờ chứng từ kết thúc được in riêng hoặc phần chứng từ kết thúc được in sẵn trong bìa hồ sơ.
Lập Mục lục hồ sơ dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn riêng và hồ sơ dữ gìn và bảo vệ có thời hạn riêng.
– Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá.
c) Giao nộp tài liệu tàng trữ có mức giá trị dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức triển khai hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định hành động của người đứng góp vốn đầu tư mạnh quan, tổ chức triển khai.
IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Các cơ quan, tổ chức triển khai ở tỉnh và UBND những huyện, thành phố vị trí căn cứ vào hiệu suất cao, trách nhiệm được giao, vị trí căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 thời gian năm 2012 của Bộ Nội vụ và hướng dẫn này để quy định việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và triển khai hướng dẫn đến cty trực thuộc.
Trong quy trình thực thi, nếu gặp vướng mắc, đề xuất kiến nghị những cty, tổ chức triển khai và UBND những huyện, thành phố phản ánh về Sở Nội vụ (qua Chi cục Văn thư – Lưu trữ, bằng văn bản hoặc điện thoại số: 052.3821146) để được hướng dẫn rõ ràng./.
Reply
1
0
Chia sẻ
Chia Sẻ Link Tải Hướng dẫn tàng trữ tài liệu miễn phí
Bạn vừa Read tài liệu Với Một số hướng dẫn một cách rõ ràng hơn về Review Hướng dẫn tàng trữ tài liệu tiên tiến và phát triển nhất và Share Link Down Hướng dẫn tàng trữ tài liệu miễn phí.
Giải đáp vướng mắc về Hướng dẫn tàng trữ tài liệu
Nếu sau khi đọc nội dung bài viết Hướng dẫn tàng trữ tài liệu vẫn chưa hiểu thì hoàn toàn có thể lại phản hồi ở cuối bài để Tác giả lý giải và hướng dẫn lại nha
#Hướng #dẫn #lưu #trữ #tài #liệu