Trong môi trường công sở, Email trở thành một trong những phương thức trao đổi thông tin quan trọng bậc nhất giữa Doanh nghiệp với khách hàng và đối tác. Giữa sếp với nhân viên, giữa đồng nghiệp và đồng nghiệp trong môi trường nội bộ doanh nghiệp. Email trở thành một hình thức giao tiếp thông thường mỗi ngày. Do đó, nội dung và hình thức Email sẽ thể hiện nên sự chuyên nghiệp và đẳng cấp của bạn đối với khách hàng, cấp trên thậm chí là đồng nghiệp.
Vậy làm cách nào để bạn có thể xây dựng Email với đầy đủ các nội dung, có hình thức chuyên nghiệp mà không mắc phải những sai sót thông thường?
Thông qua Video kỳ này, Mộc Phát sẽ chia sẻ cho bạn các bước cơ bản để tạo ra một Email chuyên nghiệp:
Video bao gồm 3 nội dung căn bản như sau:
- Xây dựng form Email đúng chuẩn
- Tạo chữ kỹ Email chuyên nghiệp
- Các hình thức gửi mail (CC và BCC)
- Luôn phải có tiêu đề mail;
- Tiêu đề mail luôn phải được viết in hoa, ngắn gọn, thể hiện được nội dung chính của toàn bộ mail.
- Không được viết tắt
- Thưa gửi và cảm ơn là điều cơ bản cần có trong một email thể hiện sự tôn trọng và lịch sự;
- Luôn có lời chào mở đầu mail;
- Tùy vào đối tượng gửi mà ta có lời chào khác nhau như: Dear Mr. A, Kính gửi anh A, Thân gửi anh A;
- Đối với những đối tượng là tập thể hoặc chưa biết tên đối tượng gửi, chúng ta có thể có lời chào: Dear anh/chị: ; Kính gửi anh/chị
- Lời cám ơn tùy trường hợp, hoàn cảnh và nội dung có thể nằm ở đầu mail hoặc cuối mail.
Trình bày:
- Trình bày mail rõ ràng, có dấu chấm, dấu phẩy ngắt ý. Phân tách các ý bằng cách xuống dòng;
- Cuối mỗi dòng chấm phẩy hoặc chấm kết thúc câu;
- Đầu dòng luôn viết hoa chữ đầu tiên. Sau dấu chấm câu (.) luôn phải viết hoa. Tên riêng, địa danh phải viết hoa;
- Dấu ngoặc đơn, ( ); nháy kép viết sát vào ký tự ngay trước và sau chúng;
- Viết đủ ý rồi hãy chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý;
- Hạn chế dùng dấu cảm thán.
Font chữ:
- Nên sử dụng font chữ dễ nhìn, rõ ràng (serif).
Màu sắc:
- Nên sử dụng màu tối, không nên sử dụng màu sắc quá sặc sỡ hoặc quá nhiều màu cho một mail;
- Màu sắc an toàn: màu đen, xám đen hoặc xanh đen;
- Có thể sử dụng màu nổi để làm nổi bật những thông tin chính cần người xem chú ý.
Kích thước:
- Kích thước phù hợp cho font chữ serif là Large.
Cách dùng từ:
- Dùng từ dễ hiểu, chuyên nghiệp, không dài dòng.
- Hạn chế sử dụng các từ ngữ thiếu tính chắc chắn hoặc hài hước trong mail: Tôi thử, tôi sẽ cố gắng, tôi chỉ, tôi nghĩ là;
- Tuyệt đối không dùng các ngôn ngữ mang tính khiêu khích hoặc mang cảm xúc tiêu cực như: tôi cảm thấy, tôi chỉ muốn, tại sao bạn lại, bạn phải
- Cách đính kèm tập tin, hình ảnh.
- Cách chèn link web:
- Khi chèn link web cần thay đổi Linkweb thành từ hoặc câu đại diện.
- Tùy trường hợp và đối tượng mà có lời chúc hoặc lời nhắc nhở phù hợp.
- Hướng dẫn cách tạo chữ ký chuyên nghiệp:
- Trong quá trình gửi mail cho nhiều người, chúng ta có thể sử dụng chức năng CC hoặc BCC;
- Gửi CC: là kiểu gửi khi người gửi muốn một vài người khác nhận được bản sao của email, nhưng họ không phải người nhận chính, và người nhận có thể thấy danh sách mail những người được nhận;
- Gửi BCC: là kiểu gửi khi người gửi muốn gửi email đến cho một nhiều người và người nhận không biết được địa chỉ mail của những người khác.
- Đặt tiêu đề cho email;
- Đính kèm tập tin vào email (nếu có);
- Viết nội dung email;
- Kiểm tra lại nội dung email và file đính kèm một lần nữa;
- Nhập địa chỉ email người nhận cuối cùng sau khi đã sẵn sàng gửi
Một số thủ thuật sử dụng email một các chuyên nghiệp và hiệu quả