Bản chất của thiết kế quy trình kinh doanh là nhằm thúc đẩy doanh nghiệp tận dụng hiệu quả nguồn lực nội bộ để nhanh chóng tăng tốc và tạo thêm giá trị. Bản thân quy trình nếu không được thiết kế hợp lý, chẳng những không giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh trước các nhu cầu và thay đổi của thị trường, khách hàng mà còn gây trở ngại, xảy ra tình trạng giải quyết công việc một cách đối phó, dẫn đến thiếu tính kết nối trong toàn doanh nghiệp.
Một quy trình được thiết kế hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian để giải quyết những vấn đề cấp bách như lập chiến lược sản xuất, kinh doanh. Vậy thiết kế quy trình như thế nào là hợp lý?
Thiết kế quy trình minh bạch
Nhìn rõ những tiến triển trên quy trình thông qua lưu đồ, mối tương tác, nhánh rẽ cùng các chỉ số năng lực thực hiện. Một quy trình được thiết kế hợp lý khi và chỉ khi:
- Quy trình được thiết kế theo những phương pháp thực hành tốt nhất (best practices) của ngành, bởi các giá trị đã được chứng minh qua thời gian.
- Quy trình được xâu chuỗi để có thể nhìn rõ trạng thái các bước từ đầu đến cuối.
- Thông tin chi tiết của tác vụ và trạng thái công việc được liệt kê trên từng bước.
Nhìn rõ năng lực thực hiện
Năng lực thực hiện là giá trị cốt lõi mà mỗi quy trình mang lại cho doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp sẽ nhìn rõ những nỗ lực của mình, đánh giá được những tiến bộ cũng như hạn chế, từ đó tạo động lực để thay đổi và tiến bộ hơn.
- Quy trình được hoạch định dựa trên các chỉ số năng lực như năng lực giao hàng, chu kỳ tiền mặt, vòng quay hàng tồn kho, hiệu quả sản xuất, tỷ lệ sản xuất đạt chuẩn, lợi nhuận trên đơn hàng/ dự án cũng như hiệu quả sử dụng thiết bị
- Mỗi bước quy trình được xác định dựa trên năng lực như số lượng đơn đặt hàng trong kỳ, được kiểm tra chất lượng, được nhận, được chất vào kho, được đưa vào sản xuất
- Mỗi tác vụ đều thể hiện rõ ràng trạng thái như đơn hàng được chấp thuận, đơn hàng đang đóng gói, đơn hàng đã chuyển lên xe, đơn hàng đã đến khách hàng, đơn hàng đã được thanh toán
Đọc thêm: 4 lí do doanh nghiệp nên triển khai giải pháp middleware
Nhìn rõ mối liên kết quy trình thông qua đối tượng/ nguồn lực
Quy trình cần gắn liền với mục tiêu sản xuất mà doanh nghiệp đang hướng đến. Đó có thể là hiệu quả trên đơn hàng, dự án, dòng sản phẩm, kế hoạch sản xuất, kinh doanh theo tháng, quý, năm v.v...
Khi cần thiết, doanh nghiệp có thể vận dụng toàn năng lực lên mọi quy trình, hoặc dự án và thiết lập quy trình xoay vòng dựa trên các mục tiêu kinh doanh đã đề cập như trên nhằm đánh giá hiệu quả tài chính, dịch vụ khách hàng và quy trình sản xuất nội bộ. Một ví dụ đơn giản cho việc nhìn rõ mối liên kết này là:
- Hiệu quả tài chính trên đơn hàng
- Truy vấn chi tiết tình trạng đơn hàng ngay từ khâu Thiết kế, Sản xuất, đến khâu Cung ứng, Chăm sóc và Hậu mãi.
- Truy vấn đến các tác vụ cụ thể khi cần thiết
Đọc thêm: Phân hệ CRM của phần mềm ERP giúp doanh nghiệp tăng doanh thu như thế nào?
Đăng ký nhận tin từ TRG Blog để luôn được cập nhật thông tin về các giải pháp công nghệ và những xu hướng mới nhất.