Nghiệp vụ kế toán mua hàng và công nợ phải trả Kế toán mua hàng và công nợ phải trả đóng một vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp hiện nay nhằm phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình mua bán hàng hóa của doanh nghiệp.
Tuy nhiên nhiều bạn kế toán vẫn còn nhiều vấn đề băn khoăn xung quanh nghiệp vụ mua hàng và công nợ phải trả này. Dưới đây, Kế toán Việt Hưng sẽ trình bày chi tiết những nghiệp vụ kế toán mua hàng và công nợ phải trả phát sinh chủ yếu trong các doanh nghiệp.
1. Một số lưu ý của nghiệp vụ kế toán mua hàng và công nợ phải trả
1.1 Đặc điểm của kế toán mua hàng và công nợ phải trả
Để lưu chuyển được hàng hóa trong doanh nghiệp thì phải có giai đoạn đầu tiên chính là mua hàng. Đây là quá trình hàng hóa được chuyển giao quyền sở hữu từ người bán sang người mua (doanh nghiệp). Đồng thời, tiền mua hàng cũng được chuyển quyền sở hữu từ người mua sang người bán. Nếu người mua chưa chuyển tiền trả luôn người bán thì đó được coi là một khoản công nợ phải trả người bán.
Phải áp dụng một phương thức mua bán và thanh toán tiền hàng nhất định khi mua bán hàng hóa
Khi đã sở hữu hàng hóa, doanh nghiệp sẽ mất quyền sở hữu tiền tệ hoặc 1 loại hàng hóa khác với hàng hóa vừa sở hữu
Hàng hóa mua vào với mục đích bán ra hoặc gia công sản xuất rồi bán
1.2 Thời điểm mua hàng được xác định
Đây là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa, vì vậy còn là điểm phân chia rủi ro của hàng hóa giữa hai bên mua và bán. Do đó trách nhiệm liên quan đến những tổn thất về hàng hóa sẽ được chuyển giao ở thời điểm này. Tùy vào mỗi phương thức mua bán mà kế toán có thể xác định được thời điểm mua hàng của từng sản phẩm như sau:
Mua hàng giao trực tiếp: Sau khi ký kết hợp đồng, cán bộ thu mua của bên mua sẽ mang giấy ủy nhiệm đến kho của bên bán để nhận hàng và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hóa về kho của mình. Từ đó, thời điểm xác định hàng mua là khi thủ tục giao nhận hàng đã được hoàn thành, đồng nghĩa với việc bên mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng
Mua hàng giao sau: Dựa vào hợp đồng mua bán, hàng hóa sẽ được bên bán chuyển đến cho bên mua và giao nhận tại một địa điểm quy định, có thể là kho của bên mua. Thời điểm xác định hàng mua là khi bên mua đã hoàn tất việc nhận hàng do bên bán chuyển đến và thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng
2. Nghiệp vụ kế toán mua hàng và công nợ phải trả
2.1 Kết cấu tài khoản
*TK 156 Hàng hóa
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hoá bất động sản.
*TK 331 Phải trả người bán
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ.
2.2 Một số nghiệp vụ kế toán mua hàng và công nợ phải trả chủ yếu
*Mua vật tư, hàng hóa chưa trả tiền người bán về nhập kho trong trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hoặc khi mua TSCĐ:
Trường hợp mua trong nội địa, ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 157, 211, 213 (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 331 Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
Trường hợp nhập khẩu, ghi:
Phản ánh giá trị hàng nhập khẩu bao gồm cả thuế TTĐB, thuế XK, thuế BVMT (nếu có), ghi:
Nợ các TK 152, 153, 156, 157, 211, 213
Có TK 331 Phải trả cho người bán
Có TK 3332 ,TK 3333, TK 33381
*Mua vật tư, hàng hoá chưa trả tiền người bán về nhập kho trong trường hợp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ:
Nợ TK 611 Mua hàng (Tổng giá thanh toán)
Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 331 Phải trả cho người bán (Tổng giá thanh toán).
*Nhận dịch vụ cung cấp (chi phí vận chuyển hàng hoá, điện, nước, điện thoại, kiểm toán, tư vấn, quảng cáo, dịch vụ khác) của người bán, giá trị dịch vụ mua vào sẽ gồm cả thuế GTGT, hoặc không bao gồm thuế GTGT đầu vào tuỳ theo phương pháp xác định thuế GTGT phải nộp, ghi:
Nợ TK 156 Hàng hoá (1562)
Nợ TK 241 XDCB dỡ dang
Nợ TK 142 Chi phí trả trước ngắn hạn
Nợ TK 242 Chi phí trả trước dài hạn
Nợ các TK 623, 627, 641, 642, 635, 811
Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
Có TK 331 Phải trả cho người bán (Tổng giá thanh toán).
*Khi thanh toán số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp, ghi:
Nợ TK 331 Phải trả cho người bán
Có các TK 111, 112, 311, 341,. . .
*Chiết khấu thanh toán mua vật tư, hàng hoá doanh nghiệp được hưởng do thanh toán trước thời hạn phải thanh toán và tính trừ vào khoản nợ phải trả người bán, người cung cấp, ghi:
Nợ TK 331 Phải trả cho người bán
Có TK 515 Doanh thu hoạt động tài chính.
*Trường hợp vật tư, hàng hoá mua vào phải trả lại hoặc được người bán chấp thuận giảm giá do không đúng quy cách, phẩm chất được tính trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán, ghi:
Nợ TK 331 Phải trả cho người bán
Có TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
Có các TK 152, 153, 156, 611,
*Trường hợp các khoản nợ phải trả cho người bán không tìm ra chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi và được xử lý ghi tăng thu nhập khác của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 331 Phải trả cho người bán
Có TK 711 Thu nhập khác.
*Đối với nhà thầu chính, khi xác định giá trị khối lượng xây lắp phải trả cho nhà thầu phụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết, căn cứ vào hóa đơn, phiếu giá công trình, biên bản nghiệm thu khối lượng xây lắp hoàn thành và hợp đồng giao thầu phụ, ghi:
Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 331 Phải trả cho người bán (tổng số tiền phải trả cho nhà thầu phụ gồm cả thuế GTGT đầu vào).
*Trường hợp doanh nghiệp nhận bán hàng đại lý, bán đúng giá, hưởng hoa hồng.
Khi nhận hàng bán đại lý, doanh nghiệp chủ động theo dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.
Khi bán hàng nhận đại lý, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 131, (tổng giá thanh toán)
Có TK 331 Phải trả cho người bán (giá giao bán đại lý + thuế).
Đồng thời doanh nghiệp theo dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý đã xuất bán trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.
Khi xác định hoa hồng đại lý được hưởng, tính vào doanh thu hoa hồng về bán hàng đại lý, ghi:
Nợ TK 331 Phải trả cho người bán
Có TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
Khi thanh toán tiền cho bên giao hàng đại lý, ghi:
Nợ TK 331 Phải trả cho người bán (giá bán trừ (-) hoa hồng đại lý)
Có các TK 111, 112,
*Kế toán phải trả cho người bán tại đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu:
Khi trả trước một khoản tiền uỷ thác mua hàng theo hợp đồng uỷ thác nhập khẩu cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu mở LC căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ TK 331 Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác)
Có các TK 111, 112,
Khi nhận hàng ủy thác nhập khẩu do bên nhận ủy thác giao trả, kế toán thực hiện như đối với hàng nhập khẩu thông thường.
Khi trả tiền cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu về số tiền hàng nhập khẩu và các chi phí liên quan trực tiếp đến hàng nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ TK 331 Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác)
Có các TK 111, 112,
Phí uỷ thác nhập khẩu phải trả đơn vị nhận uỷ thác được tính vào giá trị hàng nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ các TK 151, 152, 156, 211,
Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331- Phải trả cho người bán(chi tiết từng đơn vị nhận uỷ thác).
Việc thanh toán nghĩa vụ thuế đối với hàng nhập khẩu thực hiện theo quy định của TK 333 Thuế và khoản phải nộp Nhà nước.
Đơn vị nhận uỷ thác không sử dụng tài khoản này để phản ánh các nghiệp vụ thanh toán ủy thác mà phản ánh qua các TK 138 và 338.
*Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải trả cho người bán bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính:
Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam, ghi:
Nợ TK 331 Phải trả cho người bán
Có TK 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).
Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam, ghi:
Nợ TK 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)
Có TK 331 Phải trả cho người bán.
XEM THÊM: Các Khoá học Kế toán Online chuyên sâu hơn 60 lĩnh vực
Trên đây, Kế toán Việt Hưng đã chia sẻ các nghiệp vụ chủ yếu trong kế toán mua hàng và công nợ phải trả. Trong trường hợp có bất kỳ thắc mắc gì, bạn hãy liên hệ ngay với Kế Toán Việt Hưng. Nhân viên tư vấn kế toán Việt Hưng sẽ giúp bạn có được những giải đáp rõ ràng nhất! Chinh phục nghề kế toán cùng Việt Hưng nhé!