Sau khi đã hoàn thành nội dungvăn bản trên Wordthì một trong những việcquan trọng mà bạn không nên bỏ qua đó là căn chỉnh lại bố cụctrang sao cho chuyên nghiệp và hoàn chỉnh trước khi in hoặc gửi cho người khác. Đây là việc làm khá khó khăn đối với những người mới tiếp xúcvới phiên bản Word 2016. Vậy nên trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn các bạn cách điều chỉnh bố cục trang trên Word 2016 để các bạn tham khảo nhé!
Word 2016 cung cấp rất nhiều bố cục và định dạng trang khác nhau. Tùy vào cách bạn muốn tài liệu của mình xuất hiện như thế nào mà bạn sẽ điều chỉnh bố cục trang sao cho phù hợp. Thông thườngđể điều chỉnh bố cục trang thì chúng ta sẽ phải định hướng lại trang, thiết lập khổ giấy và căn lề văn bản.
I. Định hướng trang
Như chúng ta cũng đãbiết, Word cung cấp hai tùy chọn định hướng trang đó là: Landscape và portrait.Landscapecó nghĩa là trang giấyđược định dạng theo chiềungang vàPortraitcó nghĩa là trang giấy sẽ được định dạng theo chiều dọc.
Dưới đây mình sẽ đưa ra ví dụ về hai định hướng trang trên cùng một nội dung văn bảnđể các bạn có thể hiểu rõ hơn.
Đây là văn bản được định đạng theo chiều ngang:
Và đây là văn bản được định dạng theo chiều dọc:
Tùy theođặcđiểm nội dung của văn bản mà chúng ta có thể lựa chọn cách địnhhướng trang cho phù hợp. Thường thì với những văn bản có nội dung quá dàigồmnhiều dòng, nhiềuđoạn thì sẽ được đặt theo hướng dọc để tiết kiệm được giấy và có thểtrình bày tốiđađược các nội dung trên 1 trang.
Còn với những văn bản có nội dung ít trang nhưng yêu cầu nội dung trên cùng một dòng thì bạn nên đặt theo hướng ngang thì phù hợp hơn.
1. Thayđổi địnhhướng trang
Nếu trang văn bản của bạn đang ở dạng ngang và ban muốn chuyển sang dạng dọc hoặc ngược lại thì bạn làm theo các bước sau:
Bước 1: Mở tập tin Word mà bạn cần điều chỉnh định hướng trang.
Bước 2: Nhấn vào tabLayout (Bố cục)trên thanh công cụ nhanh rồi chọnlệnhOrientation (Định hướng)trong nhómPage Setup (Cài đặt trang).
Bước 3: Lúc này một menu thả xuống sẽ xuất hiện. Bạn chọn PortraithoặcLandscapeđể thay đổi định hướng trang tùy ý.
Ngoài cách trên bạn cũng có thể thay đổi định hướng trang bằng cách chọntabLayout, rồi bấm chọn vàoô vuôngở góc trong mụcPage Setupnhư hình để mở cửa sổPage Setup và chọn định hướng trang theo ý muốn của mình.
II. Thiết lập khổ giấy
Sau khi đã chọn được định hướng trang thì chúng ta cần thiết lập kích thước trang sao cho phù hợp với khổ giấy. Theo mặc định thì cáctập tin trong Word 2016 sẽ được định dạng khổ giấy là 8,5 inch x 11 inch. Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng loại tài liệu mà bạn cầnđiều chỉnh kích thước khổ giấycho hợp lý.
Nếu bạn muốn in tài liệu thìbạn cần lưu ý là nên chọn nhữngkích thước trangphù hợp với khổgiấy in mà bạn hiện có để nội dung văn bản được đầy đủ, rõ ràng và đẹp mắt hơn.
1. Thay đổi kích thước khổ giấy
Trong Word 2016, có nhiều khổ giấy đã được thiết lập sẵn cho bạn lựa chọn.
Cách thay đổi khổ giấy như sau:
Bước 1: Mở văn bản cần thay đổi kích thước khổ giấy
Bước 2: Bấm chọn tabLayoutsau đó nhấp vàolệnhSize (kích thước).
Bước 3: Lúc này một menu thả xuống sẽ xuất hiện với nhiều khổ giấy khác nhau. Khổ giấy hiện tại của văn bản sẽ được đánh dấu. Bạn tiến hành lựa chọn khổ giấy khác mà bạn muốn thay đổi.
Ví dụ, mình sẽ chọn khổ giấy có kích thước8,5 inch x 14inch như hình.
Bạn cũng có thểthiết lập kích cỡ khổ giấy bằng cáchmụcPageở trong cửa sổPage Setuprồi chọn kích thước giấy trong mụcPaper Size.
2. Tùy chỉnh khổ giấy
Ban cũng có thể điều chỉnh khổgiấy riêng mà mình muốn tronghộpPage Setup, như sau:
Bước 1: Từ tabLayout, bạn chọnmụcSize rồi chọn tiếp More Paper Sizes (Thêm khổ giấy)từ menu thả xuống.
Bước 2:Cửa sổPage Setupxuất hiện, bạn hãy điền các kích thước mà bạn mong muốn với Width(chiều rộng) vàHeigth(chiều cao), sau đó ấnOK thì kích thước khổ giấycủa tài liệu sẽ được thay đổi.
III. Căn lề văn bản
Thêm một yếu tốt mà bạn cần quan tâm khi điều chỉnh bố cục trang đó là căn lề. Theo mặc định thìlề của tài liệu mới được càiđặt ởchế độNormal, có nghĩa làkhoảng cách giữa cạnh giấy và văn bản là 1inch. Tuy nhiên, tùy thuộc vào từng loại tài liệu mà bạn có thể thay đổi kích cỡ lề để văn bảnđược trình bàyđẹp mắt, gọn gàng và giúp ngườiđọc dễ dàng theo dõi nội dung hơn.
1. Định dạng lề giấy
Bạn có thể định dạng lề giấy bằng cáchsau: Bạnchọntab Layout , sau đó nhấp vàolệnhMargins (Căn chỉnh lề)thì một menu với rất nhiều định dạng lề giấy xuất hiện. Bạn chọn kích thước lềmà bạn mong muốn là xong.
2. Tùy chỉnh lề
Ngoài những kích thước lề giấy có sẵn trong Word, bạn cũng có thể tự tạo kích thước lề mà mình mong muốn bằng cách:
Bước 1: Nhấp vàotabLayout,chọn Margins và tiếp tục chọnCustom Margins (Tùy chỉnh lề)từ menu thả xuống.
Bước 2: Lúc này cửa sổPage Setup sẽhiển thị, bạn tiến hành nhập giá trị lề mà bạn muốn với:
Top: Căn lề trên (cách lề trên 1 khoảng)
Bottom: Căn lề dưới
Left: Căn lề trái
Right: Căn lề phải
Sau khinhập xong các giá trị trên, bạnnhấn OK thì lề tài liệu của bạn sẽ được thay đổi.
Ngoài ra, bạn có thể mởPage SetuptrongLayoutbằng cách nhấp chuột vào mũi tên nhỏ phía dưới củaPage Setup.
Bạn cũng có thể sử dụng tính năng tiện íchSet as Defaultcủa Word để lưu tất cả các thay đổi định dạng bạn đã tạo và tự động áp dụng chúng với cả tài liệu mới khác.
Trên đây là những cách điều chỉnh bố cục trang trênWord 2016 mà bạn cần quan tâm. Điều chỉnh bố cục trang sao cho hợp lý sẽgiúp cho văn bản của bạn trở nênđẹp mắt, gọn gàng, dễ dàng theo dõi nội dung và tạo hứng thú cho người đọc. Hy vọng bài viết hữu ích với bạn. Chúc bạn thực hiệnthành công!